3줄 요약

• 일본 IT 기업들은 오피스의 개념 자체를 재정의하고 있습니다.

• 후지쯔, NEC, 히타치 등 주요 기업들은 좌석 축소, 유연 근무, 분산형 거점 전략을 도입하고 있습니다.

• 이러한 변화는 오피스를 ‘업무 공간’이 아닌 ‘소통 중심 공간’으로 전환시키고 있습니다.

일본 오피스는 왜 변하고 있는가

2000년대 초 세계를 강타한 코로나 팬데믹은 다양한 산업에 변화를 가져왔습니다. 그중에서도 팬데믹 전후로 가장 큰 변화를 겪은 영역 중 하나가 바로 업무 공간, 즉 오피스입니다.

팬데믹 기간 동안 타인과의 접촉을 최소화하기 위해 재택근무를 경험한 직장인들은, 사무실에 가지 않아도 업무 수행에 큰 문제가 없다는 점을 체감하게 되었습니다. 코로나가 엔데믹으로 전환된 이후에도 이러한 흐름은 이어지며, 재택근무를 지속하거나 정해진 요일에만 출근하는 ‘하이브리드 근무’가 하나의 표준으로 자리 잡고 있습니다.

이러한 변화 속에서 기업들은 오피스의 존재 이유를 다시 고민하기 시작했습니다. 단순한 업무 공간을 넘어, 왜 출근해야 하는지에 대한 목적을 정의하고 생산성을 높이는 공간, 나아가 직원들이 자발적으로 찾고 싶은 공간을 만드는 것이 중요한 과제가 되었습니다.

이러한 흐름 속에서, 2023년 일본을 대표하는 IT 대기업 세 곳이 사무실을 리뉴얼했습니다. 비슷한 시기에 진행된 이들의 변화에는 몇 가지 공통된 특징이 나타나고 있습니다.
그렇다면 일본 IT 기업들은 오피스를 어떻게 재정의하고 있을까요?

후지쯔: 본사 개념을 없애고 ‘거점’으로 전환

반려견과 함께 머무는 방, e스포츠를 할 수 있는 방, 와인 바 등이 딸린 이 곳은 2023년 9월 도쿄 근교인 가와사키로 이동한 일본 IT서비스 및 컨설팅 회사 후지쯔의 새로운 오피스입니다.

상업 공간을 연상시키는 다양한 시설을 갖춘 후지쯔는 이 공간을 ‘경험을 얻는 장소(Experience Place)’라고 정의합니다. 이는 아이디어 창출과 혁신을 위해서는 동료와의 소통을 통해 다양한 자극과 경험을 얻는 것이 중요하다는 철학을 반영한 것입니다.

후지쯔의 워크스타일 전략실은 이번 변화를 “본사의 이전이 아니라, 본사의 존재 방식을 바꾼 것”이라고 설명합니다. 내부 조사 결과, 본사에서 이루어지는 활동의 대부분이 개인 업무가 아닌 ‘소통’이었다는 점에 주목한 것입니다. 이에 따라 특정 장소에 고정된 본사의 개념을 유지할 필요가 없다는 결론에 이르렀습니다.

이러한 판단을 바탕으로 후지쯔는 ‘본사’라는 명칭 대신 ‘거점(Hub)’이라는 개념을 도입했습니다. 출퇴근 인원이 줄어든 상황을 고려해 기존 도쿄 중심지에서 벗어나, 보다 유연한 근무가 가능한 가와사키로 거점을 이전한 것입니다.

또한 거점 내 좌석 수를 전체 직원의 30~50% 수준으로 줄이고, 자율 좌석제를 도입했습니다. 유선 전화는 설치하지 않았으며, 종이 없는 사무실을 구현하기 위해 개인 사물함과 수납 공간도 최소화했습니다.

무엇보다 이 공간 설계의 핵심은 ‘소통을 유도하는 환경’입니다. 후지쯔는 동료 간 자연스러운 교류를 촉진하기 위해 다양한 프로그램과 캠페인을 운영하며, 오피스를 단순한 업무 공간이 아닌 협업과 연결의 공간으로 재정의하고 있습니다.

닛폰전기(NEC) “부서 기반 자율 좌석으로 소통을 유지하다”

일본의 통신 및 전자기기 회사인 닛폰 전기(NEC)는 도쿄 미나토구에 위치한 본사를 포함해 일본 전역 60여 개 오피스를 리뉴얼하고 있습니다. NEC는 임직원의 출퇴근율을 약 40% 수준으로 가정하고, 2025년까지 전체 사무실 면적을 현재의 4분의 1로 줄일 계획입니다.

이러한 변화는 단순한 공간 축소가 아니라, 업무 방식 변화에 맞춘 오피스 전략 재설계로 볼 수 있습니다.

새로운 오피스는 대면 소통을 중심으로 구성됩니다. 공간은 크게 ‘커뮤니케이션 허브(Communication Hub)’와 ‘혁신 허브(Innovation Hub)’로 나뉩니다.

커뮤니케이션 허브는 팀 단위 협업을 위한 ‘팀 공간’, 아이디어 공유를 위한 ‘미팅 공간’, 그리고 자연 요소를 활용해 휴식을 제공하는 ‘브레이크쓰루 가든’으로 구성되어 있습니다. 이는 단순 업무 수행이 아닌, 팀 기반 협업과 소통을 강화하기 위한 공간 설계입니다.

한편 혁신 허브는 외부와의 협업을 위한 공간입니다. NEC는 고객 및 다양한 파트너와의 협업이 중요한 만큼, 창의적인 아이디어를 유도하는 환경이 외부 협업에서도 핵심 역할을 한다고 보고 있습니다.

특히 NEC는 ‘부서별 프리 어드레스(Free Address)’라는 독특한 좌석 전략을 도입했습니다. 완전 자율 좌석제가 아닌, 부서별로 지정된 공간 안에서 자유롭게 좌석을 선택할 수 있도록 한 방식입니다. 이를 통해 자율성과 동시에 팀 단위 소통을 유지하는 균형을 맞추고 있습니다.

또한 NEC는 직원의 얼굴 및 홍채 정보를 활용한 디지털 ID 시스템을 도입해 출퇴근 관리와 사내 결제까지 통합했습니다. 이는 단순한 편의성 향상을 넘어, 자사 기술을 내부에서 먼저 검증하고 이를 외부 사업으로 확장하는 전략의 일환입니다.
이처럼 오피스는 NEC에게 있어 단순한 업무 공간이 아니라, 기술과 전략을 실험하고 구현하는 핵심 거점으로 기능하고 있습니다.

히타치 “협업 중심으로 재편된 오피스 구조”

2023년 9월, 일본 전자 기업 히타치는 디지털 사업을 담당하는 디지털 시스템&서비스 부문이 근무하는 오피스를 이전하며 전면적인 리뉴얼을 진행했습니다.

히타치는 오피스 설계 초기 단계에서 인사팀의 젊은 구성원들을 중심으로 태스크포스(TF)를 구성해, 코로나 이후 변화한 업무 방식과 적정 출근 빈도, 그리고 오피스의 역할에 대해 심층적으로 논의했습니다. 이는 단순한 공간 변경이 아니라, 업무 방식 변화에 기반한 오피스 전략 수립 과정이었습니다.

논의 결과, 평균 주 2~3회의 출근이 가장 효율적이며, 출근의 주요 목적은 개인 업무보다 동료 간 커뮤니케이션에 있다는 결론이 도출되었습니다. 이에 따라 히타치는 사무실 총면적을 약 30% 축소하고, 수용 인원 역시 전체 직원의 약 65% 수준으로 조정했습니다. 전 직원이 동시에 출근하지 않는 근무 환경을 반영한 설계입니다. 또한 고정 좌석을 없애고 프리 어드레스(Free Address) 좌석제를 도입해, 직원들이 출근 시 원하는 자리에 앉을 수 있도록 했습니다. 이는 제한된 공간 내에서 좌석 활용도를 높이기 위한 전략적 선택입니다.

새로운 오피스는 크게 네 가지 공간으로 구성됩니다. 다수의 직원이 함께 협업할 수 있는 ‘협업 공간’, 반 개인실 형태의 ‘회의 부스’, 원격회의 및 1:1 미팅을 위한 ‘개인 회의실’, 그리고 개인 업무를 위한 ‘업무 공간(Task Area)’입니다.

이 가운데 가장 큰 특징은 협업 공간의 비중이 압도적으로 확대되었다는 점입니다. 히타치는 개인 작업보다 소통과 협업을 중심으로 공간을 재편했으며, 업무 공간에서도 이동식 책상을 도입해 상황에 따라 유연하게 공간을 재구성할 수 있도록 했습니다. 이는 오피스를 고정된 업무 공간이 아닌, 즉각적인 협업과 소통이 가능한 유연한 공간으로 전환한 사례라고 볼 수 있습니다.

일본 IT 대기업 3곳의 오피스, 공통점은 무엇일까

최근 리뉴얼을 진행한 일본 IT 대기업 3곳의 오피스를 살펴보면 몇 가지 공통된 변화가 나타납니다.

첫째, 오피스의 통폐합과 면적 축소입니다. 세 기업 모두 하이브리드 근무를 전제로 오피스를 재설계하면서, 사무실의 수와 규모를 줄이고 있습니다. 전일 출근을 전제로 한 기존 오피스 구조가 더 이상 유효하지 않게 되면서, 공간의 효율성을 중심으로 재편이 이루어지고 있는 것입니다.

둘째, 직원에게 자율성을 부여하는 근무 환경입니다. 직원들은 업무 성격에 따라 근무 장소와 방식을 선택할 수 있으며, 이를 통해 업무 몰입도와 생산성을 높이고자 합니다. 기밀 업무를 다루는 팀은 출근이 필요하지만, 일부 팀은 최소한의 대면 회의만으로도 업무가 가능하기 때문입니다. 즉, 각 팀과 구성원의 상황에 맞춰 가장 효율적인 업무 환경을 선택하는 구조로 변화하고 있습니다.

셋째, 대면 소통을 유도하는 공간 설계입니다. 개인 업무는 재택에서도 충분히 수행할 수 있지만, 협업과 문제 해결, 아이디어 창출은 오피스에서 이루어집니다. 이에 따라 기업들은 자연스러운 소통이 발생하도록 공간 레이아웃을 설계하는 데 집중하고 있습니다.

히타치의 사례에서도 이러한 변화는 확인됩니다. 실제로 직원의 약 40%가 일주일에 한 번도 출근하지 않자, 프로젝트 진행 속도가 저하되거나 팀원 간 상황 공유가 어려워지는 문제가 발생했습니다. 이에 따라 부서별로 주 1회 전원이 출근하는 날을 지정하고, 구내 식당에서 맥주를 제공하는 등 자연스러운 교류를 유도하는 프로그램을 운영하고 있습니다.

결국 오피스는 더 이상 단순한 업무 공간이 아닙니다.
일하는 방식이 변화함에 따라, 오피스 역시 ‘소통과 협업을 중심으로 한 공간’으로 재정의되고 있습니다.
이러한 변화는 일본에 국한된 흐름이 아니라, 글로벌 오피스 시장 전반으로 확산되고 있는 트렌드라고 볼 수 있습니다.

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자주 묻는 질문 (FAQ)

Q. 일본 기업들은 왜 오피스를 축소하고 있나요?

코로나 이후 재택근무와 하이브리드 근무가 확산되면서, 전 직원이 동시에 출근하지 않는 구조로 바뀌었기 때문입니다. 이에 따라 불필요한 공간을 줄이고 효율적인 오피스 운영을 추구하고 있습니다.

Q. 자율 좌석제(프리 어드레스)는 왜 도입되나요?

자율 좌석제는 좌석 활용도를 높이고, 직원들이 업무 성격에 맞는 공간을 선택할 수 있도록 하기 위해 도입됩니다. 특히 협업 중심 업무 환경에서 유연성을 높이는 데 효과적입니다.

Q. 오피스의 역할은 어떻게 바뀌고 있나요?

기존에는 개인 업무를 수행하는 공간이었다면, 현재는 협업과 소통을 중심으로 한 공간으로 변화하고 있습니다. 개인 업무는 재택에서, 협업은 오피스에서 수행하는 방식이 일반화되고 있습니다.

Q. 이러한 오피스 변화는 한국에도 적용될 수 있나요?

이미 일부 기업에서 유사한 변화가 나타나고 있으며, 글로벌 트렌드로 확산되고 있습니다. 다만 기업 문화와 산업 특성에 따라 적용 방식에는 차이가 있을 수 있습니다.

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